Crédito de nómina por convenio: cómo opera la cobranza delegada
El crédito es el de siempre; lo que cambia es quién cobra. Cómo funciona el ciclo con la entidad pagadora, dónde se pierde el dinero y cómo se registra sin que la cartera deje de cuadrar.
El crédito de nómina por convenio es de los productos más atractivos para una SOFOM: el pago sale del recibo del trabajador antes de que llegue a su cuenta, la mora inicial es baja y el riesgo se concentra en pocas contrapartes. Pero esa misma estructura cambia el trabajo de fondo. La SOFOM deja de cobrarle a cientos de acreditados y empieza a cobrarle a una sola entidad pagadora, que descuenta, deposita y responde por todos.
Cuando el ciclo funciona, es el producto más ordenado de la cartera. Cuando no, aparecen créditos que figuran como pagados sin que nadie haya recibido el dinero.
El convenio: la pieza que define todo
La relación de fondo es triangular: la SOFOM presta, el trabajador debe y la entidad pagadora, que puede ser una empresa privada o una dependencia de gobierno, descuenta del salario y entrega lo descontado. El convenio de colaboración entre la SOFOM y la pagadora es lo que hace posible ese tercer papel, y conviene que diga con claridad:
- Quiénes pueden solicitar: tipo de plaza, antigüedad mínima, si entran eventuales o sólo base.
- El tope de descuento que la pagadora acepta aplicar por trabajador.
- El calendario: cuándo la SOFOM manda el archivo de descuentos, cuándo responde la pagadora y cuándo deposita.
- El formato del intercambio, sea archivo con layout definido o conexión entre sistemas.
- Qué pasa con las bajas: plazo para avisar y qué ocurre con el saldo.
- La comisión de la pagadora, si la hay, y si se descuenta del depósito o se factura aparte.
El descuento necesita la voluntad del trabajador. La Ley Federal del Trabajo prohíbe los descuentos al salario salvo en los casos que enumera, y ninguno de ellos es un crédito con un tercero. Por eso la instrucción expresa del trabajador para que se le descuente, firmada en el expediente, es la base del producto, y conviene que el área jurídica revise cómo se articula con el convenio y con la ley.
El tope de descuento
El tope es el control de riesgo más importante del producto. Si el descuento total del trabajador, sumando todos sus créditos y deducciones, se come una parte excesiva de su salario, la pagadora no lo aplica completo o el trabajador busca la forma de salirse del convenio.
El tope se revisa en dos momentos. En la originación, contra el último recibo de nómina: lo que el trabajador ya tiene comprometido más la nueva cuota no debe rebasar lo que el convenio permite. Y en cada ciclo, porque el salario cambia, entran otros descuentos y una cuota que cabía al otorgar puede dejar de caber seis meses después.
El porcentaje lo define el convenio y la política de crédito de la SOFOM. No existe un tope único legal para créditos de terceros que aplique a todas las pagadoras, así que debe quedar escrito en cada convenio.
El ciclo quincenal
El corazón operativo es un ciclo que se repite cada periodo de pago:
| Paso | Quién | Qué pasa |
|---|---|---|
| 1. Corte | SOFOM | Se calcula, crédito por crédito, cuánto debe descontarse en el periodo |
| 2. Layout de salida | SOFOM | Se envía a la pagadora el archivo con trabajador, número de empleado e importe |
| 3. Aplicación | Pagadora | Descuenta en nómina lo que puede aplicar |
| 4. Respuesta | Pagadora | Devuelve un archivo con lo aplicado, lo no aplicado y el motivo |
| 5. Depósito global | Pagadora | Deposita en una sola transferencia el total descontado |
| 6. Conciliación y aplicación | SOFOM | Cruza depósito contra respuesta y aplica el pago a cada crédito |
Donde se pierde el dinero: los falsos aplicados
El riesgo más caro del producto es el "falso aplicado": la pagadora reporta un descuento como aplicado, pero el depósito global no lo trae, o lo trae por menos. Si la SOFOM aplica el pago con base en el archivo de respuesta y no en el dinero recibido, el crédito queda al corriente en el sistema y la diferencia desaparece en la conciliación bancaria, si alguien la hace.
La regla sana es aplicar contra el depósito, no contra el archivo: primero se confirma que el total recibido cuadra con lo reportado como aplicado, y las diferencias se quedan como partida abierta con la pagadora hasta aclararlas.
Los no aplicados
Cada renglón no aplicado trae un motivo: incapacidad, licencia sin goce, insuficiencia de salario, cambio de adscripción, baja. Cada motivo pide una acción distinta, y el peor error es tratarlos todos igual, como si fueran mora del trabajador.
Bajas y paso a cobranza directa
La baja del trabajador es el evento que rompe el modelo. Mientras trabaja, cobra la pagadora; cuando deja de trabajar, la SOFOM se queda con un crédito sin canal de cobro. Lo que hay que tener resuelto antes de que pase:
- Detección oportuna: la baja debe llegar en la respuesta del periodo o por aviso de la pagadora, no descubrirse tres quincenas después.
- Finiquito: si el convenio lo permite y el trabajador lo autorizó, una parte del saldo puede cubrirse con lo que reciba al salir.
- Cambio de canal: el crédito pasa a cobranza directa, con domiciliación, referencia de pago o portal, y el cliente tiene que saberlo de inmediato.
- Historial: el expediente debe conservar en qué fecha dejó de estar en convenio y por qué, para entender después su comportamiento.
Cómo se contabiliza
No hay una norma contable propia del crédito de nómina; se registra como cualquier cartera de crédito, con el criterio contable que aplique a la entidad. Lo particular está en el depósito global:
- El depósito entra a bancos contra una cuenta puente con la pagadora, por el total.
- Al conciliar, la cuenta puente se cancela contra cada crédito, separando capital, intereses e IVA del interés cuando aplique.
- Si la pagadora cobra comisión y la descuenta del depósito, se reconoce como gasto contra la cuenta puente, no se esconde dentro del pago del acreditado.
- Lo reportado como aplicado y no depositado se queda como cuenta por cobrar a la pagadora, no como pago del trabajador.
Con esta estructura la cuenta puente debe quedar en cero al cerrar cada periodo. Si no queda en cero, hay algo sin conciliar, y es exactamente lo que un auditor va a buscar. Del lado fiscal, los intereses cobrados siguen requiriendo su CFDI, aunque el dinero haya llegado en un solo depósito.
Cómo se resuelve de raíz
El crédito de nómina por convenio funciona cuando el convenio es un dato del sistema y no un PDF en una carpeta: su tope, su calendario, su layout y su comisión gobiernan la originación y el ciclo de cobro, y cada crédito sabe en todo momento si está en convenio o en cobranza directa.
Cumplencia lleva los convenios con entidades pagadoras como parte del sistema, con su layout de intercambio, el canal de cobranza definido por producto, el convenio elegible desde la solicitud y los documentos laborales que pide cada producto; el motor revisa el tope de descuento al originar y bloquea o alerta según lo que fije el convenio, y cada acreditado conserva un historial laboral que no se puede alterar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un crédito de nómina por convenio?
Es un crédito que la SOFOM otorga a trabajadores de una entidad con la que firmó un convenio, de modo que la entidad pagadora descuenta la cuota del salario y la deposita a la SOFOM.
¿Cuánto se le puede descontar al trabajador?
Lo fija el convenio con la pagadora y la política de crédito de la SOFOM. Se revisa al originar contra el recibo de nómina y en cada ciclo, porque el salario y los demás descuentos cambian.
¿Qué es un falso aplicado?
Es un descuento que la pagadora reporta como aplicado pero que no llega en el depósito, o llega incompleto. Por eso los pagos se aplican contra el dinero recibido y no sólo contra el archivo de respuesta.
¿Qué pasa con el crédito si el trabajador deja la empresa?
Deja de haber descuento en nómina y el crédito pasa a cobranza directa con el acreditado. Conviene tener previsto en el convenio el aviso de bajas y, si el trabajador lo autorizó, la aplicación del finiquito.
¿Cómo se registra el depósito global de la pagadora?
Contra una cuenta puente con la pagadora, que se cancela al aplicar el pago a cada crédito. Las diferencias quedan como cuenta por cobrar a la pagadora y la cuenta puente debe cerrar en cero cada periodo.
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