Sistema de cartera de crédito para SOFOM: qué debe resolver
La mayoría de las SOFOM empiezan con su cartera en Excel. Funciona con veinte créditos y deja de funcionar mucho antes de los cien. Qué tiene que resolver un sistema de cartera, en qué orden, y cómo saber que ya es momento de cambiar.
En esta guía
Una SOFOM E.N.R. no capta ahorro: presta su capital o el de sus fondeadores, y vive de que esa cartera se cobre. Por eso el sistema de cartera no es una herramienta administrativa más. Es el registro de lo que la SOFOM es: cuánto prestó, a quién, cuánto le deben, cuánto está vencido y cuánto va a recuperar.
Y casi todo lo regulatorio sale de ahí. El CAT que se informa al cliente, el archivo para la sociedad de información crediticia, el monitoreo de PLD, la estimación preventiva y la contabilidad dependen de que la cartera esté bien registrada.
Las señales de que el Excel ya no alcanza
- Dos versiones de la verdad. El saldo de un cliente en la hoja de cobranza no coincide con el de contabilidad, y nadie sabe cuál es el bueno.
- Pagos que nadie sabe aplicar. Un pago parcial, uno adelantado o uno que llega tarde con moratorios obliga a recalcular a mano.
- El cierre de mes tarda días. Para saber la cartera vencida, alguien recorre la hoja crédito por crédito.
- El archivo de Buró se arma cada mes desde cero, y se rechaza por datos que no estaban en la hoja.
- Una sola persona entiende las fórmulas. Si se va, la cartera queda en una caja negra.
Ninguna de estas señales es una falta en sí. Juntas significan que la SOFOM ya depende de una herramienta que no fue hecha para lo que hace.
Lo que un sistema de cartera tiene que resolver
1. Originación con CAT calculado
El Costo Anual Total se calcula con la metodología de Banco de México, a partir de todos los flujos del crédito: tasa, comisiones, frecuencia y plazo. Si el CAT se captura en vez de calcularse, basta un cambio de comisión para que lo informado al cliente deje de corresponder al crédito real. El sistema debe calcularlo de los mismos datos con los que genera la tabla de amortización.
2. Tabla de amortización y aplicación de pagos
Cada crédito necesita su plan de pagos y una regla clara para aplicar lo que entra: primero moratorios, intereses e IVA, luego capital, o el orden que diga el contrato. Los pagos parciales, adelantados o de terceros son los que descubren si el sistema aplica de verdad o sólo resta.
3. Vencimiento y mora
Cuando una cuota no se paga, el sistema tiene que saber desde qué día está vencida, cuántos días de atraso lleva el crédito y cuándo pasa a cartera vencida. De ese dato salen la cobranza, la estimación preventiva y el reporte a la sociedad de información crediticia.
4. Reporte a la sociedad de información crediticia
La SOFOM E.N.R. debe reportar todos sus créditos a al menos una sociedad de información crediticia y acreditarlo cada mes ante la CONDUSEF. Si el archivo sale de la cartera, los saldos coinciden; si se arma aparte, no.
5. Expediente y PLD conectados al crédito
El cribado contra listas, el grado de riesgo y las alertas de operaciones inusuales necesitan los datos del acreditado y de sus pagos. Si el sistema de cartera no los tiene, el de PLD trabaja con una copia.
6. Contabilidad que nace de la operación
Cada disposición, cada pago y cada devengo de intereses es un asiento contable. Si el sistema de cartera los genera, la contabilidad cuadra con la cartera por construcción; si alguien los captura después, la conciliación se vuelve trabajo de cada mes.
7. Información para el acreditado
El cliente necesita saber cuánto debe, cuándo paga y qué se le aplicó. Un portal o un estado de cuenta consultable reduce llamadas, aclaraciones y quejas ante la Unidad Especializada.
El orden importa. Una SOFOM que arranca no necesita todo el primer día, pero sí necesita que lo que tenga quede en la misma base. Migrar la cobranza a un sistema y dejar la originación en Excel duplica el problema en vez de resolverlo.
Lo que se suele olvidar al elegir
- Los productos que vienen. Hoy es crédito simple; mañana puede ser grupal, nómina por convenio o arrendamiento. El sistema tiene que aceptar productos nuevos por configuración.
- Los participantes del crédito. Avales, obligados solidarios y garantes tienen que existir en el sistema, no en una nota.
- La migración. Cargar la cartera viva, con su historial de pagos, es la parte más delicada del cambio y conviene hacerla cuadrando saldo por saldo.
- Quién puede hacer qué. Quien cobra no debería poder modificar condiciones de un crédito ya otorgado sin dejar rastro.
Cómo hacer el cambio sin parar la operación
- Congelar una fecha de corte y cuadrar el saldo de cada crédito contra el estado de cuenta bancario.
- Cargar los créditos vivos con su plan de pagos y los pagos ya recibidos.
- Correr un mes en paralelo: el sistema nuevo calcula, el Excel confirma.
- Generar desde el sistema el primer archivo para la sociedad de información crediticia y compararlo contra el último enviado.
- Apagar la hoja de cálculo como fuente y dejarla sólo como respaldo histórico.
Cómo se resuelve de raíz
El sistema de cartera correcto no es el que tiene más funciones, sino el que hace que cada dato se capture una sola vez y que todo lo demás salga de ahí: el CAT del cotizador, la tabla del contrato, la póliza del pago, el archivo del Buró y la alerta de PLD.
Cumplencia está construido así. El cotizador calcula el CAT con la metodología de Banco de México a partir de los perfiles de producto que configura la SOFOM; la solicitud pasa por dictamen y cribado; el crédito nace con su plan de pagos; cada pago genera su póliza contable, y el acreditado consulta y paga desde su portal. El archivo de personas morales para Buró de Crédito y los reportes de PLD salen de la misma cartera.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de cartera de crédito?
Es el sistema donde la SOFOM registra cada crédito con su plan de pagos, aplica los pagos que recibe, controla el vencimiento y la mora, y del que salen la contabilidad, el reporte a la sociedad de información crediticia y la información al cliente.
¿Cuándo debe una SOFOM dejar de llevar su cartera en Excel?
Cuando los saldos de cobranza y contabilidad dejan de coincidir, el cierre de mes tarda días, el archivo de Buró se arma a mano o una sola persona entiende las fórmulas. En la práctica ocurre bastante antes de los cien créditos.
¿El sistema de cartera debe calcular el CAT?
Sí. El CAT se calcula con la metodología de Banco de México a partir de todos los flujos del crédito, y conviene que salga de los mismos datos que generan la tabla de amortización.
¿Cómo se migra una cartera de Excel a un sistema?
Se fija una fecha de corte, se cuadra cada saldo, se cargan los créditos vivos con sus pagos, se corre un mes en paralelo y se compara el primer archivo de Buró contra el último enviado.
¿El sistema de cartera tiene que incluir PLD y contabilidad?
No es obligatorio que sea el mismo sistema, pero el PLD y la contabilidad dependen de los datos de la cartera. Si viven en sistemas separados, la información se duplica y hay que conciliarla cada mes.
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