Expediente de identificación del cliente (KYC) en una SOFOM

Antes de otorgar un crédito, la SOFOM tiene que saber con quién está tratando y poder demostrarlo. Qué datos y documentos se piden a cada tipo de cliente, qué pasa con el propietario real y en qué falla casi siempre el expediente.

En esta guía

El expediente de identificación es la primera obligación de PLD que una SOFOM aplica en la vida real, porque ocurre antes del primer peso prestado. Es también la que más se revisa: casi cualquier observación de una visita empieza por un expediente incompleto, con una identificación vencida o sin la declaración del propietario real.

Las reglas salen de las Disposiciones de carácter general en materia de PLD aplicables a las SOFOM, en su texto reformado de 2019 y 2021. Lo que sigue es el mínimo; el manual de cada SOFOM puede pedir más.

Persona física

Para una persona física mexicana, o extranjera con calidad de inmigrante o inmigrado, el expediente se integra con estos datos:

• Nombre completo sin abreviaturas, género, fecha, entidad y país de nacimiento, y nacionalidad.
• Ocupación o actividad.
• Domicilio, teléfono y correo electrónico.
• CURP y RFC con homoclave, o el número de identificación fiscal extranjero.
• Número de serie de la e.firma, cuando la tenga.

Y con estos documentos:

• Identificación oficial vigente con fotografía y firma, en original para cotejo.
• Constancias de la CURP, del RFC y de la e.firma. No hace falta copia cuando la SOFOM los valida directamente con la autoridad que los emite.
• Comprobante de domicilio con antigüedad no mayor a tres meses.
• Declaración de si actúa por cuenta propia o de un tercero.
• Si actúa un apoderado, el poder y la identificación del apoderado.

Para extranjeros sin calidad de inmigrante, la identificación es el pasaporte y el documento migratorio que corresponda.

Persona moral y persona física con actividad empresarial

Para una persona moral se recaban sus datos de identificación, el testimonio o documento que acredite su legal existencia, el RFC, el domicilio y los poderes e identificaciones de quienes la representan. Si es extranjera, el documento que compruebe fehacientemente su existencia legal en su país.

El propietario real

Lo que la ley fiscal llama beneficiario controlador, las Disposiciones de las SOFOM lo llaman Propietario Real: la persona física que, directa o indirectamente, ejerce el control de una persona moral cliente o se beneficia de la operación.

• Se considera que tiene control quien tiene 25% o más del capital o de los derechos de voto.
• Si nadie llega a ese porcentaje, se considera propietario real al administrador o administradores.
• El representante del cliente firma una declaración que identifica a los propietarios reales.
• A cada propietario real se le piden los mismos datos que a un cliente persona física.

Es la parte del expediente que más se omite, porque exige preguntar por personas que no firman el crédito.

Entrevista, verificación y regímenes simplificados

La entrevista

Antes de iniciar la relación, la SOFOM entrevista al cliente y deja constancia. La entrevista puede hacerla un tercero, pero la responsabilidad sigue siendo de la SOFOM, y puede ser no presencial en los términos que permiten las Disposiciones.

La verificación

Los datos y documentos se verifican. Al cliente de riesgo bajo se le puede terminar de verificar después de contratar, pero no puede operar hasta que la verificación concluya.

Contratación no presencial y montos menores

Las Disposiciones prevén reglas propias para contratar sin presencia física, con límites por monto según el mecanismo de verificación, y un régimen simplificado para ciertos créditos de monto bajo. Antes de usarlos conviene revisar los montos vigentes en el texto actual y que el manual los recoja de forma expresa.

Actualización y conservación

• Clientes de riesgo alto: se verifica al menos una vez al año que el expediente esté completo y actualizado.
• Personas morales: se verifica sin importar el grado, aunque el manual puede dispensar la actualización de las de riesgo bajo.
• Cambios no justificados: si el cliente cambia de forma relevante y no lo justifica, se le reclasifica a un grado superior y se le pide actualizar.

La información de identificación se conserva por al menos diez años. Diez años es más que la vida de casi cualquier crédito de una SOFOM, así que el expediente tiene que sobrevivir al crédito, al ejecutivo que lo integró y, muchas veces, al sistema en el que se capturó.

Los huecos que más se repiten

• Identificaciones vencidas que estaban vigentes al originar y nadie volvió a pedir en la renovación o en el segundo crédito.
• Comprobantes de domicilio viejos, con más de tres meses al momento de contratar.
• Avales y obligados solidarios sin expediente: se recaba todo del acreditado y nada de quien también firma.
• Personas morales sin declaración de propietario real, o con una declaración que no coincide con el acta.
• Datos fiscales que ya cambiaron: un régimen o un domicilio fiscal que el SAT actualizó y el expediente no.
• Constancias sin fecha de consulta: se dice que se revisaron las listas, pero no hay evidencia de cuándo ni de contra qué versión.

Cómo se resuelve de raíz

El expediente se completa cuando la originación no avanza sin él. Si la solicitud pide los documentos que corresponden a cada tipo de persona, si las listas se consultan sobre todos los que intervienen en el crédito y si el expediente vive en el mismo lugar que el crédito, la revisión deja de depender de que alguien haya guardado bien los archivos.

En Cumplencia, la solicitud distingue persona física, persona física con actividad empresarial y persona moral, y los documentos que se piden se configuran por producto. El cribado contra listas corre al analizar y al aprobar, sobre todos los participantes del crédito, y la constancia de situación fiscal de los clientes se revalida contra el SAT cada trimestre, con aviso cuando algo cambia. El expediente queda en la ficha del cliente, con sus créditos y su exposición como acreditado o como aval.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos pide una SOFOM a una persona física?

Identificación oficial vigente con fotografía y firma, constancias de CURP y RFC, comprobante de domicilio no mayor a tres meses, la declaración de si actúa por cuenta propia o de un tercero y, en su caso, el poder del apoderado.

¿Qué es el propietario real en una SOFOM?

Es la persona física que controla a una persona moral cliente o se beneficia de la operación. Se considera que controla quien tiene 25% o más del capital o de los votos; si nadie llega, el administrador.

¿Una persona física con actividad empresarial se identifica como persona física o moral?

Para varias reglas de PLD, las Disposiciones la equiparan a persona moral, así que su expediente es más amplio que el de una persona física sin actividad empresarial.

¿Cuánto tiempo se conserva el expediente del cliente?

Por al menos diez años, conforme al artículo 95 Bis de la LGOAAC.

¿Cada cuándo se actualiza el expediente del cliente?

Los de riesgo alto se verifican al menos una vez al año; los de personas morales se verifican sin importar su grado, salvo la dispensa que prevea el manual para las de riesgo bajo.